Een RFP voor SEO opstellen

Het opstellen van een RFP (request for proposal) voor een SEO-traject is een cruciale stap om ervoor te zorgen dat we het juiste bureau of de juiste expert vinden die past bij jouw organisatie en specifieke behoeften. Met name voor organisaties vanaf 50 FTE is het relevant om een duidelijke RFP op te stellen. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat ieder bureau een gelijkwaardige kans krijgt op het traject. In dit artikel zet ik uiteen hoe zo een RFP kan worden opgesteld. Dit artikel is geschreven om in te haken op het artikel over een duurzame samenwerking met een SEO-partij opbouwen.

Doel van de RFP

Het hoofddoel van deze RFP is om een duidelijk kader te schetsen voor wat we verwachten van een SEO-partner. We willen niet zomaar iemand die ons helpt met rankings; we zoeken een partner die onze visie begrijpt, onze doelen deelt en ons kan begeleiden in het complexe landschap van SEO. (1)

Achtergrond van de organisatie

De achtergrond van de organisatie kan helder in een aantal zinnen worden geformuleerd met mogelijk een aantal links naar belangrijke pagina’s. Zie hieronder:

Jouw organisatie heeft zich altijd gericht op een specifieke sector/industrie. In de loop der jaren heb je een solide reputatie opgebouwd en een trouwe klantenkring. Maar nu wil je je online aanwezigheid versterken en ervoor zorgen dat je niet alleen gevonden wordt, maar ook de juiste boodschap overbrengt.

Projectomschrijving en doelstellingen

Dit SEO-traject is niet zomaar een project; het is een reis. Een reis waarbij we de online zichtbaarheid willen vergroten, meer relevante bezoekers naar de website willen trekken en uiteindelijk de conversieratio’s willen verbeteren.

Formuleer hier eventueel de OKR’s van de organisaties waar uiteindelijk de KPI’s van het SEO-traject op moeten aansluiten. Het helpt een SEO-bureau ook wanneer je hier een aantal zoektermen neerzet die relevant zijn voor jullie (of mogelijk een aantal concurrenten die het goed doen in de markt op het gebied van online marketing).

Algemene SEO-doelstellingen

De algemene doelstellingen zijn vrij duidelijk: we willen onze organische zichtbaarheid vergroten, hoger ranken voor onze kern zoekwoorden (deze kun je hier formuleren) en een consistente groei in organisch verkeer realiseren.

Zoals bovenstaand besproken, zorg ervoor dat je KPI’s goed alignen met de OKR’s van de organisatie. Wanneer dit niet het geval is zullen de resources verkeerd worden ingezet binnen de strategie. Zie hieronder:

Naast de algemene doelstellingen hebben we ook specifieke KPI’s vastgesteld. We willen bijvoorbeeld een X% toename in organisch verkeer in de komende 6 maanden. Of misschien streven we naar een Y% verbetering in de click-through rate van onze belangrijkste landingspagina’s. Het zijn deze meetbare doelen die ons zullen helpen om de effectiviteit van onze SEO-inspanningen te beoordelen.

Scope van het SEO-traject

Bij het plannen van een uitgebreid SEO-traject is het essentieel om een duidelijke scope te definiëren. Dit helpt ons om gericht te blijven en zorgt ervoor dat we alle belangrijke aspecten van SEO aanpakken. Ik zou bij dit punt de SEO-specialist erbij roepen om een SOW op te stellen voor dit traject aan de hand van de gedefinieerde KPI’s. Vaak zullen de verschillende specialisten een bepaalde overlap hebben in de werkzaamheden, het komt dus voor dat je je keuze niet alleen hierop kan baseren.

Een aantal zaken die kunnen voorkomen in de scope (ik zal hier niet te diep op ingaan, je kunt andere artikelen van mij lezen om hier meer over te weten zoals SEO-handleiding, SEO voor beginners of een SEO-stappenplan). (2)

Technische SEO

Technische SEO is de ruggengraat van iedere succesvolle SEO-strategie. Ik kijk naar zaken als site-snelheid, mobiele optimalisatie, en de algehele gezondheid van de website om ervoor te zorgen dat zoekmachines onze site gemakkelijk kunnen crawlen en indexeren.

On-page SEO

On-page SEO gaat over het optimaliseren van de content en de HTML-broncode van een pagina. Ik focus me op zaken als meta-tags, URL-structuur, en natuurlijk de kwaliteit van de content zelf. Het doel? Ervoor zorgen dat elke pagina op onze site zo goed mogelijk presteert.

Off-page SEO (linkbuilding)

Linkbuilding is nog steeds een cruciaal onderdeel van SEO. Ik streef ernaar om kwalitatieve backlinks te verkrijgen van gerenommeerde websites in onze branche. Dit helpt niet alleen onze autoriteit te verhogen, maar stuurt ook waardevol verkeer naar onze site.

Hier wil ik wel graag op inhaken, zorg ervoor dat je bij de RFP vermeldt dat de partijen de backlinks die ze willen plaatsen in maand 2 benoemen bij de offerte. Ook is het raadzaam om te vragen of de backlinks worden gerapporteerd in de maandelijkse rapportage (het is met name cruciaal dat je bij een SEO-abonnement wel de mate van transparantie ontvangt die je organisatie verdient).

Contentstrategie en -optimalisatie

Content is koning, en daarom besteed ik veel aandacht aan onze contentstrategie. Ik kijk naar wat onze doelgroep wil lezen, welke vragen ze hebben, en hoe we die vragen het beste kunnen beantwoorden. Vervolgens optimaliseer ik onze content om zowel bezoekers als zoekmachines tevreden te stellen.

Lokale SEO (indien van toepassing)

Als onze organisatie lokaal opereert, kan ik niet negeren hoe belangrijk lokale SEO is. Ik zorg ervoor dat onze bedrijfsvermeldingen consistent zijn, optimaliseer onze Google Mijn Bedrijf-pagina en focus op lokale zoekwoorden om ervoor te zorgen dat we zichtbaar zijn voor onze lokale doelgroep.

Ook bij verschillende vestigingen van een organisatie kan het belangrijk zijn om gebruik te maken van lokale SEO (gezien dit om grotere organisaties gaat).

Vereisten voor het SEO-bureau

Het kiezen van het juiste SEO-bureau is cruciaal voor ons succes. De SEO-bureaus zullen waarschijnlijk niet heel veel verschillende in de scope die ze afgeven. Zaken die meer zullen verschillen zijn de hoogte van de prijs, de manier van communiceren en hoeveel kennis ze in huis hebben. Hier zijn enkele van de dingen waar ik naar kijk: (3)

Ervaring en eerdere casestudies

Ik wil zien welke resultaten het bureau in het verleden heeft behaald. Casestudies geven me een duidelijk beeld van hun expertise en wat ze voor ons kunnen betekenen.

Lees met name ook de reviews grondig door van de verschillende organisaties en waar deze reviews vandaan komen. Zijn dit reviews van kleinere organisaties of bedrijven die gelijkwaardig zijn (misschien in FTE)? Ik vind zelf de branche waarin ze opereren iets minder belangrijk, een goede SEO-specialist kan in iedere branche werken met hetzelfde resultaat. Vaak wordt hier teveel nadruk op gelegd door potentiële klanten.

Team en expertise

Wie gaat er aan ons project werken? Ik wil weten welke experts het bureau in huis heeft en hoe hun team is samengesteld. Denk hierbij ook aan of dit een extern team is of dat het bureau het team volledig zelf in huis heeft.

Dit kun je ook weer laten afhangen van je eigen voorkeuren. Ben je op zoek naar een goede prijs/kwaliteit verhouding of ben je op zoek naar een zekerheid van continuïteit binnen je samenwerking? Hier kun je je eigen keuze op baseren.

Gebruikte tools en technologieën

De tools die een bureau gebruikt, kunnen veel zeggen over hun aanpak. Ik kijk naar welke technologieën ze gebruiken voor zaken als zoekwoorden onderzoek, linkbuilding en technische analyses. Dit geeft me een idee van hoe geavanceerd en up-to-date hun methoden zijn.

Denk hierbij vooral ook aan de manier waarop het bureau de verschillende tools combineert om tot de juiste analyses / inzichten te komen.

Budget en tijdslijn

Bij het plannen van een SEO-traject is het cruciaal om duidelijkheid te hebben over het budget en de tijdslijn. Dit zorgt voor transparantie en helpt ons om realistische verwachtingen te stellen.

Heb je zelf een budget in gedachten voor een traject? Of is er vanuit het MT een budget gealloceerd richting SEO? Dan kan het een goed idee zijn om dit budget te communiceren naar de partijen waar je een offerte opvraagt. Zodoende kunnen de partijen een optimale strategie opstellen binnen dit afgegeven budget.

Ook kan hier dan meteen de vraag worden beantwoord of het interessanter is om een maandelijks traject te starten of dat een eenmalige strategie opstellen beter past. Zie onderstaand bericht:

Ik heb een specifiek budget in gedachten voor dit SEO-traject. Het is belangrijk voor mij om te weten wat we kunnen bereiken met dit budget en hoe we het beste waar voor ons geld kunnen krijgen. Ik ben op zoek naar een partner die transparant is over kosten en die me kan helpen het meeste uit ons budget te halen.

Verwachte tijdslijn en mijlpalen

Bij dit onderdeel kun je onderstaand bericht gebruiken. Het is hierbij met name van belang om de manier waarop het bureau rapporteert inzichtelijk te krijgen.

SEO is een langetermijninvestering, en ik begrijp dat resultaten tijd kosten. Toch heb ik bepaalde mijlpalen en doelen die ik binnen een specifieke tijdslijn wil bereiken. Ik wil een duidelijk pad voorwaarts en inzicht in wat we maand na maand kunnen verwachten.

Inzendingsproces en criteria

Het kiezen van de juiste partner voor ons SEO-traject is essentieel. Daarom heb ik een gestructureerde inzendings- en evaluatieproces opgezet om ervoor te zorgen dat we de beste match vinden. Je kunt onderstaand vinden wat ik zou delen met de partijen die een offerte opstellen om dit proces:

• Maximaal te stroomlijnen.
• De kansen zo gelijkwaardig mogelijk te maken voor de bureaus.
• Iedereen dezelfde, correcte informatie te verlenen.

Instructies voor het indienen van voorstellen

Als je geïnteresseerd bent in het werken aan ons SEO-traject, wil ik dat je een gedetailleerd voorstel indient. Hierin beschrijf je jouw aanpak, de tools die je gebruikt en hoe je denkt ons te kunnen helpen onze doelen te bereiken. Ik waardeer duidelijkheid en details, dus wees specifiek over wat je ons te bieden hebt.

Initieel kun je dit voorstel via de mail sturen. Wanneer we het interessant genoeg vinden zullen we een meeting plannen om deze samen door te nemen.

Selectiecriteria en evaluatieproces

Nadat alle voorstellen zijn ingediend, zal ik ze evalueren op basis van een reeks criteria. Ik kijk naar ervaring, eerdere resultaten, de kwaliteit van het team en de fit met onze organisatie. Het is voor mij belangrijk om een partner te vinden die onze visie deelt en die de expertise heeft om ons naar de volgende stap te brengen.

Vragen voor potentiële SEO-bureaus

Het kiezen van het juiste SEO-bureau is een beslissing die niet lichtvaardig moet worden genomen. Daarom heb ik een aantal cruciale vragen opgesteld die ik wil stellen aan elk bureau dat overweegt met ons samen te werken.

Je kunt al deze vragen gewoon op de mail zetten bij de RFP die je deelt.

Strategie en aanpak

Hoe benader je SEO? Ik ben benieuwd naar je filosofie, de methodologieën die je volgt en hoe je je aanpast aan de voortdurend veranderende wereld van zoekmachines. Het is voor mij essentieel om te begrijpen hoe je denkt en hoe je onze specifieke uitdagingen zou aanpakken. Wat doe je bijvoorbeeld op wekelijkse basis eraan om up-to-date te blijven rondom de laatste innovaties binnen SEO?

Communicatie en rapportage

Hoe vaak kunnen we updates verwachten? Welke tools gebruik je voor rapportage? Ik waardeer transparantie en duidelijke communicatie, dus ik wil weten hoe je ons op de hoogte houdt van onze voortgang en eventuele uitdagingen.

Referenties en eerdere ervaringen

Met welke andere bedrijven of merken heb je gewerkt? Heb je ervaring in onze specifieke branche? Ik zou graag enkele case studies of voorbeelden van je eerdere werk zien, evenals referenties van eerdere of huidige klanten.

Contractuele overwegingen

• Elke samenwerking moet worden ondersteund door een solide contract dat de belangen van beide partijen beschermt. Hier zijn enkele van de zaken waar ik specifiek naar kijk:

• Hoe lang verwacht je dat dit traject zal duren? Is het een doorlopende overeenkomst of is er een specifieke einddatum?

• Ik wil ervoor zorgen dat alle gegevens, strategieën en content die tijdens dit traject worden geproduceerd, vertrouwelijk blijven en ons eigendom zijn. Hoe waarborg je dit?

• Wat zijn je betalingsvoorwaarden? Verwacht je een aanbetaling, maandelijkse betalingen of een betaling aan het einde van het traject?

De volgende stappen

Nu je een duidelijk beeld hebt van wat ik zoek in een SEO-bureau en onze verwachtingen, is het tijd om naar de volgende stappen te kijken.

Deadline voor inzending

Ik verwacht alle voorstellen binnen te hebben voor [specifieke datum]. Dit geeft ons voldoende tijd om elk voorstel zorgvuldig te beoordelen.

Contactinformatie voor vragen

Mocht je nog vragen hebben of meer informatie nodig hebben, dan kun je me bereiken op [e-mailadres] of [telefoonnummer]. Ik kijk uit naar je voorstel en naar een mogelijke samenwerking.

Conclusie

Het selecteren van het juiste SEO-bureau is een belangrijke stap in een goede online aanwezigheid. Door duidelijke vragen te stellen en specifieke verwachtingen te stellen, zorgen we ervoor dat we een partner vinden die niet alleen onze visie en doelen deelt, maar ook de expertise en toewijding heeft om ze te realiseren.

Terwijl we dit selectieproces doorlopen, blijft transparantie, communicatie en wederzijds respect centraal staan. Ik kijk uit naar de innovatieve strategieën en resultaten die deze samenwerking zal brengen, en naar de groei en het succes die we samen zullen bereiken.